Decisione UE In vigore

Decisione UE 04431/2024

Decisione dell'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, del 23 maggio 2024, relativa alle norme sull'accesso ai documenti

Pubblicato: 23/05/2024 In vigore dal: 23/05/2024 Documento ufficiale

Riferimento normativo

Decisione dell'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, del 23 maggio 2024, relativa alle norme sull'accesso ai documenti EN: Decision of the High Representative of the Union or Foreign Affairs and Security Policy of 23 May 2024 on the rules regarding access to documents

Testo normativo

Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea
IT
Serie C
C/2024/4431
11.7.2024
DECISIONE DELL'ALTO RAPPRESENTANTE DELL'UNIONE PER GLI AFFARI ESTERI E LA POLITICA DI SICUREZZA
del 23 maggio 2024
relativa alle norme sull'accesso ai documenti
(C/2024/4431)
L'ALTO RAPPRESENTANTE DELL'UNIONE PER GLI AFFARI ESTERI E LA POLITICA DI SICUREZZA,
visto l'articolo 11, paragrafo 1, della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l'azione esterna
(
1
)
,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, della decisione 2010/427/UE, il SEAE applica le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio
(
2
)
e l'alto rappresentante stabilisce le modalità di attuazione applicabili al SEAE.
(2)
A norma dell'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il SEAE ha istituito un registro di documenti accessibile al pubblico.
(3)
Al fine di rispecchiare l'evoluzione della politica e delle prassi in materia di trasparenza del SEAE, è opportuno aggiornare la decisione PROC HR(2011) 012 dell'alta rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza
(
3
)
,
DECIDE:
Articolo 1
Ambito di applicazione
La presente decisione stabilisce le norme per l'attuazione da parte del SEAE del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (di seguito «regolamento»).
Articolo 2
Presentazione di una domanda
1.   Le domande di accesso ai documenti indirizzate al SEAE sono presentate per iscritto, attraverso il sito web del SEAE, per posta elettronica indirizzata alla squadra «Trasparenza» del SEAE o per posta ordinaria indirizzata al corrispondente per l'accesso ai documenti, servizio europeo per l'azione esterna, Rond Point Schuman 9A, Bruxelles 1040, Belgio.
2.   La domanda è presentata in modo sufficientemente preciso da consentire al SEAE di individuare i documenti richiesti e trattare la domanda entro i termini previsti dal regolamento.
3.   In caso di domande non sufficientemente precise o di portata troppo ampia, il SEAE contatta tempestivamente il richiedente al fine di chiarire la richiesta o limitarne la portata conformemente all'articolo 6, paragrafo 2, e all'articolo 6, paragrafo 3, del regolamento. In assenza di risposta da parte del richiedente entro dieci giorni lavorativi, il SEAE contatta nuovamente il richiedente concedendogli cinque giorni lavorativi supplementari per chiarire la richiesta o limitarne la portata in modo da consentire al SEAE di trattarla in modo efficiente. Se il richiedente non fornisce un chiarimento o una limitazione della portata, la domanda si considera respinta.
4.   Non appena la domanda è registrata, il corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE invia al richiedente un avviso di ricevimento.
5.   I dati personali dei richiedenti sono trattati conformemente alle norme applicabili in materia di protezione dei dati personali
(
4
)
.
Articolo 3
Termini
1.   Tutte le domande sono trattate alle condizioni ed entro i termini stabiliti dal regolamento.
2.   In casi eccezionali, come previsto all'articolo 7, paragrafo 3, e all'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento, i termini possono essere prorogati di quindici giorni lavorativi, in particolare:
a)
nel caso di domande complesse o che comportano un grande volume di dati o documenti,
b)
se una richiesta richiede la consultazione di un'istituzione, organo o organismo dell'Unione, di uno Stato membro o di una delegazione dell'Unione, oppure
c)
se è necessario consultare un terzo.
Il richiedente viene informato di tale proroga e dei relativi motivi.
Articolo 4
Trattamento delle risposte
1.   Le risposte alle domande iniziali sono gestite dalla squadra «Trasparenza» e firmate dal corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE.
2.   Le risposte alle domande di conferma sono firmate dal segretario generale del SEAE dopo aver preso in considerazione il parere del corrispondente per l'accesso ai documenti. Il segretario generale può delegare tale potere all'interno del SEAE.
Articolo 5
Risposta negativa
Se la risposta a una domanda è in tutto o in parte negativa, essa indica i motivi del rifiuto sulla base di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento. Le risposte a una domanda iniziale informano il richiedente del diritto di presentare una domanda di conferma. Le risposte a una domanda di conferma informano il richiedente dei mezzi di ricorso disponibili, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro il SEAE alle condizioni di cui all'articolo 263 TFUE e/o la presentazione di una denuncia presso il Mediatore europeo alle condizioni di cui all'articolo 228 TFUE.
Articolo 6
Documenti di terzi detenuti dal SEAE
1.   Quando il SEAE riceve una domanda di accesso a un documento da esso detenuto, ma che proviene da un terzo, quest'ultimo è consultato, a meno che non sia chiaro che il documento deve o non deve essere divulgato, alla luce delle eccezioni previste dal regolamento.
2.   L'accesso al documento è concesso senza consultazione del terzo se il documento è già stato reso pubblico dal suo autore, è già stato divulgato dal SEAE o se è chiaro che la divulgazione, o la divulgazione parziale, del suo contenuto non pregiudicherebbero manifestamente alcuno degli interessi di cui all'articolo 4 del regolamento.
3.   Il terzo deve sempre essere consultato se il documento rientra nel campo di applicazione dell'articolo 9 del regolamento o se il documento proviene da uno Stato membro e lo Stato membro ha chiesto al SEAE di non comunicare a terzi il documento senza il suo previo accordo a norma dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento. Tale richiesta di uno Stato membro è presentata per iscritto.
4.   Il terzo è consultato per iscritto e dispone di un termine ragionevole per rispondere, tenendo conto dei termini di cui all'articolo 3 della presente decisione. Il terzo esprime il proprio parere per iscritto.
5.   In assenza di risposta da parte del terzo entro il termine stabilito, o se il terzo non è identificabile o rintracciabile, il SEAE decide in merito alla domanda alla luce delle eccezioni previste dal regolamento, tenendo conto degli interessi legittimi del terzo sulla base delle informazioni a sua disposizione.
6.   Qualora intenda dare accesso a un documento contro il parere esplicito del terzo, il SEAE lo informa della propria intenzione di divulgare il documento entro il termine applicabile ai sensi del regolamento.
Articolo 7
Consultazione del SEAE
1.   Le richieste di consultazione del SEAE da parte di uno Stato membro o di un'altra istituzione o un altro organo o organismo dell'Unione che ha ricevuto una domanda relativa a un documento in suo possesso, ma che proviene dal SEAE, sono presentate alla squadra «Trasparenza» o al corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE per posta ordinaria indirizzata al servizio europeo per l'azione esterna, Rond Point Schuman 9A, Bruxelles 1040, Belgio, o per posta elettronica all'indirizzo
ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu
.
2.   Il SEAE esprime il suo parere tempestivamente, tenendo conto dell'eventuale termine applicabile per fornire una risposta, e al più tardi entro cinque giorni lavorativi.
Articolo 8
Documenti classificati
1.   Se una domanda di accesso a un documento riguarda un documento rientrante nell'ambito di applicazione dell'articolo 9 del regolamento o un altro documento classificato in base alle norme di sicurezza del SEAE, tale domanda è trattata da membri del personale autorizzati a prendere conoscenza del documento.
2.   Qualsiasi decisione di rifiuto dell'accesso a tutto o parte di un documento classificato sarà motivata sulla base delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento. Se il documento richiesto non può essere rifiutato sulla base di tali eccezioni, il funzionario incaricato della domanda provvede affinché il documento sia declassificato prima di essere inviato al richiedente.
Articolo 9
Modalità di accesso
1.   I documenti ai quali deve essere concesso l'accesso sono inviati per posta ordinaria o per posta elettronica. Se i documenti richiesti sono voluminosi o difficili da maneggiare, il richiedente può essere invitato a consultarli nel luogo in cui sono detenuti. Tale consultazione è gratuita.
2.   Se un documento è già stato divulgato dal SEAE, la risposta può consistere nell'informare il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto, ad esempio fornendo i riferimenti di pubblicazione o indicando l'indirizzo web, ove disponibile.
3.   Se il volume delle copie dei documenti da inviare per posta ordinaria supera le 20 pagine, al richiedente può essere addebitato un diritto di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.
Articolo 10
Registro pubblico del SEAE
1.   I documenti cui è concesso l'accesso a seguito di una domanda ai sensi del regolamento sono pubblicati nel registro pubblico del SEAE. L'accesso al registro avrà luogo in forma elettronica.
2.   I documenti che si qualificano come «sensibili» ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 3, del regolamento sono iscritti nel registro solo con il consenso dell'originatore.
Articolo 11
Relazioni
A norma dell'articolo 17, paragrafo 1, del regolamento, il SEAE pubblica una relazione annuale comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti sensibili non inseriti nel registro.
Articolo 12
Abrogazione della decisione PROC HR(2011) 012
La presente decisione abroga e sostituisce la decisione PROC HR(2011) 012.
Articolo 13
Effetto
La decisione entra in vigore il giorno successivo alla firma.
Fatto a Bruxelles, il 23 maggio 2024
Josep BORRELL FONTELLES
Alto rappresentante dell'Unione
per gli affari esteri e la politica di sicurezza
(
1
)
GU L 201 del 3.8.2010, pag. 30
.
(
2
)
Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (
GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43
).
(
3
)
Decisione dell'Alta rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, del 19 luglio 2011, relativa alle norme sull'accesso ai documenti (
GU C 243 del 20.8.2011, pag. 16
).
(
4
)
Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (
GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2024/4431/oj
ISSN 1977-0944 (electronic edition)

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