Decisione UE In vigore Non_Fiscale
Decisione UE 0894/2025

Pubblicato: 05/05/2025 In vigore dal: 05/05/2025 Documento ufficiale
Riferimento normativo

Decisione (UE) 2025/894 del Consiglio, del 5 maggio 2025, relativa alla posizione da adottare a nome dell’Unione europea in sede di Consiglio APE e di comitato degli alti funzionari, istituiti dall’accordo di partenariato economico tra l’Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell’Africa orientale, dall’altra, in riferimento all’adozione del regolamento interno del Consiglio APE, del regolamento interno per la risoluzione delle controversie, del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori e del regolamento interno del comitato degli alti funzionari EN: Council Decision (EU) 2025/894 of 5 May 2025 on the position to be taken on behalf of the European Union within the EPA Council and within the Committee of Senior Officials established by the Economic Partnership Agreement between the European Union, of the one part, and the Republic of Kenya, Member of the East African Community, of the other part as regards the adoption of the Rules of Proc
Testo normativo

Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea
IT
Serie L
2025/894
13.5.2025
DECISIONE (UE) 2025/894 DEL CONSIGLIO
del 5 maggio 2025
relativa alla posizione da adottare a nome dell’Unione europea in sede di Consiglio APE e di comitato degli alti funzionari, istituiti dall’accordo di partenariato economico tra l’Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell’Africa orientale, dall’altra, in riferimento all’adozione del regolamento interno del Consiglio APE, del regolamento interno per la risoluzione delle controversie, del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori e del regolamento interno del comitato degli alti funzionari
IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 207, paragrafo 4, primo comma, in combinato disposto con l’articolo 218, paragrafo 9,
vista la proposta della Commissione europea,
considerando quanto segue:
(1)
L’accordo di partenariato economico (APE) tra l’Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell’Africa orientale, dall’altra
(
1
)
(«accordo»), è entrato in vigore il 1
o
luglio 2024.
(2)
A norma rispettivamente degli articoli 104 e 106 dell’accordo, il Consiglio APE e il comitato degli alti funzionari sono istituiti a decorrere dalla data di entrata in vigore dell’accordo.
(3)
A norma dell’articolo 104, paragrafo 3, dell’accordo, il Consiglio APE deve adottare il proprio regolamento interno.
(4)
A norma dell’articolo 105, paragrafo 3, e dell’articolo 120 dell’accordo, il Consiglio APE è deve stabilire il regolamento interno per la risoluzione delle controversie e il codice di condotta per gli arbitri e i mediatori.
(5)
A norma dell’articolo 107, paragrafo 3, dell’accordo, il comitato degli alti funzionari deve adottare il proprio regolamento interno.
(6)
È opportuno stabilire la posizione da adottare a nome dell’Unione in sede di Consiglio APE e di comitato degli alti funzionari, poiché le decisioni che istituiscono i rispettivi regolamenti interni, il regolamento interno per la risoluzione delle controversie e il codice di condotta per gli arbitri e i mediatori vincoleranno l’Unione.
(7)
La posizione dell’Unione in sede di Consiglio APE e di comitato degli alti funzionari, in riferimento all’adozione dei rispettivi regolamenti interni, del regolamento interno per la risoluzione delle controversie e del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori dovrebbe pertanto basarsi sui rispettivi progetti di decisione del Consiglio APE e del comitato degli alti funzionari acclusi alla presente decisione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
La posizione da adottare a nome dell’Unione nella prima riunione del Consiglio APE istituito a norma dell’articolo 104 dell’accordo di partenariato economico (APE) tra l’Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell’Africa orientale, dall’altra («accordo»), in riferimento al proprio regolamento interno si basa sul progetto di decisione del Consiglio APE accluso alla presente decisione.
Articolo 2
La posizione da adottare a nome dell’Unione alla prima riunione del Consiglio APE in riferimento al regolamento interno per la risoluzione delle controversie e al codice di condotta per gli arbitri e i mediatori si basa sul progetto di decisione del Consiglio APE accluso alla presente decisione.
Articolo 3
La posizione da adottare a nome dell’Unione nella prima riunione del comitato degli alti funzionari istituito a norma dell’articolo 106 dell’accordo in riferimento al proprio regolamento interno si basa sul progetto di decisione del comitato degli alti funzionari accluso alla presente decisione.
Articolo 4
La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione.
Fatto a Bruxelles, il 5 maggio 2025
Per il Consiglio
Il presidente
A. SZŁAPKA
(
1
)
Accordo di partenariato economico tra l’Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell’Africa orientale, dall’altra (
GU L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj
).
PROGETTO
DECISIONE N. …/2025 DEL CONSIGLIO APE ISTITUITO DALL'ACCORDO DI PARTENARIATO ECONOMICO (APE) TRA L'UNIONE EUROPEA, DA UNA PARTE, E LA REPUBBLICA DEL KENYA, MEMBRO DELLA COMUNITÀ DELL'AFRICA ORIENTALE, DALL'ALTRA
del …
per quanto riguarda il suo regolamento interno
IL CONSIGLIO APE,
visto l'accordo di partenariato economico (APE) tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra
(
1
)
(«accordo»), firmato a Nairobi il 18 dicembre 2023, in particolare l'articolo 104,
considerando quanto segue:
(1)
A norma dell'articolo 104, paragrafo 1, dell'accordo, il Consiglio APE è istituito a decorrere dalla data di entrata in vigore dell'accordo.
(2)
A norma dell'articolo 104, paragrafo 3, dell'accordo, il Consiglio APE è chiamato ad adottare il proprio regolamento interno,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Il regolamento interno del Consiglio APE è stabilito come figura nell'allegato della presente decisione.
Articolo 2
La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione
Fatto a …, …
Per il Consiglio EPA
I copresidenti
(
1
)
GU UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj
.
ALLEGATO
Regolamento interno del Consiglio APE istituito dall'articolo 104 dell'accordo di partenariato economico (APE) tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra
Articolo 1
Ruolo del Consiglio APE
Il Consiglio APE istituito a norma dell'articolo 104 dell'accordo di partenariato economico tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra («accordo»), è responsabile di tutte le questioni di cui a tale articolo.
Articolo 2
Composizione e presidenza
1.   Il Consiglio APE è composto dai rappresentanti dell'Unione europea e della Repubblica del Kenya a livello ministeriale o da loro delegati.
2.   Il Consiglio APE è copresieduto dal membro della Commissione europea responsabile per il commercio per l'Unione europea e dal pertinente segretario di gabinetto della Repubblica del Kenya responsabile per il commercio internazionale («copresidenti»).
Articolo 3
Segretariato
1.   I funzionari del servizio responsabile del commercio internazionale per ciascuna delle parti esercitano congiuntamente le funzioni di segretariato del Consiglio APE («segretariato»).
2.   Ciascuna parte notifica all'altra il nome, la funzione e i recapiti del funzionario che è membro del segretariato del Consiglio APE per conto di detta parte («segretario»). Si considera che tale funzionario continui a fungere da segretario per detta parte fino alla data in cui quest'ultima notifica la nomina di un nuovo segretario all'altra parte.
Articolo 4
Riunioni
1.   In conformità dell'articolo 104, paragrafo 5, dell'accordo, il Consiglio APE si riunisce periodicamente – a intervalli non superiori a due anni – e anche in seduta straordinaria, con l'accordo delle parti, ogniqualvolta le circostanze lo richiedano.
2.   Le riunioni si svolgono a una data e un'ora concordate, alternativamente a Bruxelles e a Nairobi, salvo diversa decisione dei copresidenti.
3.   Le riunioni sono convocate dal copresidente della parte ospitante.
4.   Una riunione può tenersi in presenza, mediante videoconferenza o con qualsiasi altro mezzo concordato dalle parti.
Articolo 5
Delegazioni
Il segretario di una delle parti informa, con ragionevole anticipo rispetto a una riunione, il segretario dell'altra parte in merito alla prevista composizione rispettivamente della delegazione dell'Unione europea e della delegazione della Repubblica del Kenya. Il nome e la funzione di ciascun membro della delegazione sono specificati negli elenchi.
Articolo 6
Ordine del giorno delle riunioni
1.   Almeno 21 giorni prima di una riunione, il segretario della parte ospitante trasmette all'altra parte una proposta di ordine del giorno provvisorio, specificando un termine entro il quale presentare osservazioni. Almeno 14 giorni prima della riunione, il segretariato redige l'ordine del giorno provvisorio tenendo conto delle osservazioni presentate.
2.   Il Consiglio APE adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. I punti non figuranti nell'ordine del giorno provvisorio possono essere iscritti all'ordine del giorno di comune accordo.
Articolo 7
Invito di esperti
I copresidenti possono, di comune accordo, invitare esperti (cioè funzionari non governativi) a partecipare alle riunioni del Consiglio APE per fornire informazioni su argomenti specifici e limitatamente alle parti della riunione in cui vengono discussi tali argomenti specifici.
Articolo 8
Verbali
1.   Entro 15 giorni dalla fine di ciascuna riunione il segretario della parte ospitante redige un progetto di verbale, salvo diversa decisione dei copresidenti. Il progetto di verbale è trasmesso al segretario dell'altra parte affinché presenti osservazioni.
2.   Il verbale riassume di norma ogni punto all'ordine del giorno indicando, se del caso:
a)
tutta la documentazione presentata al Consiglio APE;
b)
qualsiasi dichiarazione che uno dei copresidenti abbia chiesto di inserire nel verbale; e
c)
le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su specifici punti.
3.   Il verbale comprende un elenco di tutte le decisioni del Consiglio APE adottate con procedura scritta a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, dopo l'ultima riunione del Consiglio APE.
4.   Nell'allegato del verbale figura anche un elenco con i nomi, i titoli e le funzioni di tutte le persone che hanno partecipato alla riunione del Consiglio APE.
5.   Il segretariato adegua il progetto di verbale della riunione in base alle osservazioni ricevute e il progetto di verbale così riveduto è approvato dalle parti entro 30 giorni dalla data della riunione o entro qualsiasi altra data concordata dai copresidenti. Dopo l'approvazione il segretariato prepara due originali del verbale e ne trasmette uno a ciascuna delle parti.
Articolo 9
Decisioni e raccomandazioni
1.   Il Consiglio APE può adottare decisioni e raccomandazioni riguardo a tutte le questioni previste dall'accordo. Le decisioni e raccomandazioni del Consiglio APE sono adottate mediante reciproco consenso, come previsto all'articolo 105, paragrafo 1, dell'accordo.
2.   Tra una riunione e l'altra, il Consiglio APE può adottare decisioni o raccomandazioni con procedura scritta.
3.   Il testo di un progetto di decisione o di raccomandazione è presentato per iscritto da un copresidente all'altro copresidente nella lingua di lavoro del Consiglio APE per via diplomatica. L'altra parte dispone di un mese, o di un periodo più lungo specificato dalla parte proponente, per esprimere il proprio accordo sul progetto di decisione o di raccomandazione. Se l'altra parte non esprime il proprio accordo, la decisione o la raccomandazione proposta viene discussa e può essere adottata nella successiva riunione del Consiglio APE. I progetti di decisione o di raccomandazione sono considerati adottati dopo che l'altra parte ha espresso il proprio accordo e sono iscritti nel verbale della riunione del Consiglio APE a norma dell'articolo 8, paragrafo 3.
4.   Nelle situazioni in cui l'accordo conferisce al Consiglio APE la facoltà di adottare decisioni o raccomandazioni, tali atti sono denominati rispettivamente «decisione» o «raccomandazione». Il segretariato assegna a ciascuna decisione o raccomandazione un numero di serie progressivo, ne specifica la data di adozione e aggiunge una descrizione dell'oggetto. In ciascuna decisione o raccomandazione è indicata la data della sua entrata in vigore.
5.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal Consiglio APE sono redatte in duplice copia e autenticate dai copresidenti e una copia è trasmessa a ciascuna delle parti.
Articolo 10
Trasparenza
1.   Le parti possono concordare di riunirsi in seduta pubblica.
2.   Ciascuna parte può decidere di far pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio APE nella rispettiva Gazzetta ufficiale oppure online.
3.   Tutti i documenti presentati da una parte dovrebbero essere considerati riservati, salvo diversa decisione di tale parte.
4.   Gli ordini del giorno provvisori delle riunioni sono resi pubblici prima dello svolgimento della riunione del Consiglio APE. I verbali delle riunioni sono resi pubblici dopo essere stati approvati conformemente all'articolo 8.
5.   La pubblicazione dei documenti di cui ai paragrafi da 2 a 4 avviene in ottemperanza alle norme di ciascuna parte applicabili in materia di protezione dei dati.
Articolo 11
Lingue
1.   La lingua di lavoro del Consiglio APE è l'inglese.
2.   Il Consiglio APE adotta le decisioni relative alla modifica dell'accordo nelle lingue dei testi facenti fede dell'accordo. Tutte le altre decisioni del Consiglio APE, compresa quella con cui viene adottato il presente regolamento interno, nonché qualsiasi successiva modifica apportata in conformità dell'articolo 13, sono adottate nella lingua di lavoro di cui al paragrafo 1 del presente articolo.
3.   Ciascuna parte è responsabile della traduzione, se del caso, delle decisioni e degli altri documenti nella propria lingua ufficiale o nelle proprie lingue ufficiali e sostiene le spese che tale traduzione comporta.
Articolo 12
Spese
1.   Ciascuna parte sostiene le spese incorse per la partecipazione alle riunioni del Consiglio APE, in particolare le spese per il personale, le spese di viaggio e di soggiorno nonché le spese postali e per le telecomunicazioni, le videoconferenze o le teleconferenze.
2.   Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
3.   Le spese relative alla prestazione, durante le riunioni, di servizi di interpretariato nella e dalla lingua di lavoro del Consiglio APE sono a carico della parte ospitante.
Articolo 13
Modifiche del regolamento interno
Il presente regolamento interno può essere modificato per iscritto mediante decisione del Consiglio APE in conformità dell'articolo 9.
PROGETTO
DECISIONE n. …/2025 DEL CONSIGLIO APE ISTITUITO DALL'ACCORDO DI PARTENARIATO ECONOMICO (APE) TRA L'UNIONE EUROPEA, DA UNA PARTE, E LA REPUBBLICA DEL KENYA, MEMBRO DELLA COMUNITÀ DELL'AFRICA ORIENTALE, DALL'ALTRA
del …
relativa all'adozione del regolamento interno per la risoluzione delle controversie e del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori
IL CONSIGLIO APE,
visto l'accordo di partenariato economico (APE) tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra
(
1
)
(«accordo»), firmato a Nairobi il 18 dicembre 2023, in particolare gli articoli 105 e 120,
considerando quanto segue:
(1)
A norma dell'articolo 104, paragrafo 1, dell'accordo, il Consiglio APE è istituito a decorrere dalla data di entrata in vigore dell'accordo.
(2)
A norma dell'articolo 105, paragrafo 3, e dell'articolo 120 dell'accordo, il Consiglio EPA è chiamato ad adottare il regolamento interno per la risoluzione delle controversie e il codice di condotta per gli arbitri e i mediatori,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Il regolamento interno per la risoluzione delle controversie e il codice di condotta per gli arbitri e i mediatori sono stabiliti come figurano negli allegati 1 e 2 della presente decisione.
Articolo 2
La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.
Fatto a …, …
Per il Consiglio EPA
I copresidenti
(
1
)
GU UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj
.
ALLEGATO 1
Regolamento interno per la risoluzione delle controversie
I.   Definizioni
1.
Ai fini della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo, nonché ai fini del presente regolamento interno per la risoluzione delle controversie e del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori si applicano le definizioni seguenti:
a)
«consulente»: una persona incaricata da una parte di fornirle consulenza o assistenza in relazione alla procedura di arbitrato;
b)
«arbitro»: un membro di un collegio arbitrale;
c)
«assistente»: una persona che, su mandato e sotto il controllo e la direzione di un arbitro, svolge ricerche per quest'ultimo o lo assiste nelle sue funzioni;
d)
«parte attrice»: la parte che chiede la costituzione di un collegio arbitrale a norma dell'articolo 112 (Avvio della procedura di arbitrato) dell'accordo;
e)
«mediatore»: una persona che è stata selezionata come mediatore conformemente all'articolo 111 (Mediazione) dell'accordo;
f)
«parte convenuta»: la parte chiamata a rispondere della violazione di una disposizione contemplata dalla parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo («disposizione contemplata»).
II.   Notifiche
2.
Richiesta, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti («notifica»):
a)
del collegio arbitrale sono inviati contemporaneamente a entrambe le parti;
b)
di una parte, indirizzati al collegio arbitrale, sono inviati contemporaneamente in copia all'altra parte; e
c)
di una parte, indirizzati all'altra parte, sono inviati contemporaneamente in copia al collegio arbitrale.
3.
Le notifiche sono effettuate per posta elettronica oppure, ove opportuno, tramite qualsiasi altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l'invio. Salvo prova contraria, tale comunicazione si considera presentata alla data del suo invio.
4.
Le notifiche sono inviate rispettivamente alla direzione generale del Commercio della Commissione europea per l'Unione europea e al servizio della Repubblica del Kenya responsabile del commercio internazionale.
5.
Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in una notifica relativa a una procedura di arbitrato possono essere corretti mediante presentazione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche.
6.
Se l'ultimo giorno per la presentazione di un documento coincide con un giorno non lavorativo per le istituzioni dell'Unione europea o per il governo della Repubblica del Kenya, il termine per la presentazione del documento scade il primo giorno lavorativo successivo.
III.   Nomina degli arbitri
7.
Se, a norma dell'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) dell'accordo, un arbitro viene selezionato mediante estrazione a sorte, il copresidente del comitato degli alti funzionari della parte attrice comunica tempestivamente al copresidente del comitato degli alti funzionari della parte convenuta la data, l'ora e il luogo dell'estrazione a sorte. La parte convenuta, se lo desidera, può assistere alla selezione. La selezione è effettuata con la parte o le parti che sono presenti.
8.
Il copresidente del comitato degli alti funzionari della parte attrice notifica per iscritto la nomina a ogni persona selezionata per l'incarico di arbitro. Ciascuna persona conferma la propria disponibilità a entrambe le parti entro cinque giorni dalla data di presentazione di tale notifica.
9.
Gli arbitri accettano la nomina firmando i contratti di nomina. Fatto salvo l'articolo 112 (Avvio della procedura di arbitrato) dell'accordo, le parti si adoperano per garantire che, al più tardi al momento in cui tutti gli arbitri scelti hanno confermato la loro disponibilità, siano stati concordati il compenso e il rimborso delle spese degli arbitri e degli assistenti e siano stati predisposti i contratti di nomina necessari al fine di farli firmare tempestivamente. Il compenso e le spese degli arbitri si basano sulle norme dell'OMC. Il compenso e le spese di un assistente o degli assistenti di un arbitro non superano il 50 % del compenso di tale arbitro.
IV.   Riunione organizzativa
10.
Salvo diverso accordo tra le parti, queste ultime si riuniscono con il collegio arbitrale entro sette giorni dalla sua costituzione al fine di individuare le questioni che le parti o il collegio arbitrale ritengono opportuno affrontare, compreso il calendario della procedura di arbitrato. Gli arbitri e i rappresentanti delle parti possono partecipare a tale riunione con qualsiasi mezzo, compresi telefono, videoconferenza o altri mezzi di comunicazione elettronici.
V.   Mandato
11.
Salvo diversa decisione delle parti entro cinque giorni dalla data della sua costituzione, il collegio arbitrale ha il mandato seguente:
«esaminare, alla luce delle pertinenti disposizioni dell'APE UE-Kenya menzionate dalle parti, la questione oggetto della richiesta di costituzione di un collegio arbitrale, procedere a constatazioni sull'applicabilità delle disposizioni contemplate e sulla conformità della misura in questione a tali disposizioni e presentare una relazione conformemente agli articoli 114 (Relazione intermedia del collegio arbitrale) e 115 (Lodo del collegio arbitrale) di detto accordo».
12.
Qualora concordino un mandato diverso, le parti notificano al collegio arbitrale il mandato del collegio concordato entro il termine di cui all'articolo 11.
VI.   Comunicazioni scritte
13.
La parte attrice presenta la propria comunicazione scritta entro 20 giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale. La parte convenuta presenta la propria comunicazione scritta entro 20 giorni dalla data di presentazione della comunicazione scritta della parte attrice.
VII.   Funzionamento del collegio arbitrale
14.
Il presidente del collegio arbitrale presiede tutte le riunioni. Il collegio arbitrale può delegare al presidente il potere di adottare decisioni di carattere amministrativo e procedurale.
15.
Salvo altrimenti disposto al titolo II (Risoluzione delle controversie) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo o nel presente regolamento interno, il collegio arbitrale può utilizzare qualsiasi mezzo per svolgere la propria attività, compresi telefono, videoconferenza o altri mezzi di comunicazione elettronici.
16.
Soltanto gli arbitri possono partecipare alle deliberazioni del collegio arbitrale, ma quest'ultimo può autorizzare i loro assistenti ad assistervi.
17.
La stesura delle decisioni e delle relazioni è di esclusiva competenza del collegio arbitrale e non può essere delegata.
18.
Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dal titolo II (Risoluzione delle controversie) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo o dal presente regolamento interno e dal codice di condotta di per gli arbitri e i mediatori, il collegio arbitrale, previa consultazione delle parti, può adottare una procedura appropriata, compatibile con tali disposizioni.
19.
Il collegio arbitrale garantisce una rapida composizione della controversia. Qualora ritenga necessario modificare un termine della procedura di arbitrato diverso dai termini stabiliti al titolo II (Risoluzione delle controversie) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo o introdurre qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo, il collegio arbitrale comunica per iscritto alle parti il termine o l'adeguamento necessario e i motivi della modifica o dell'adeguamento. Il collegio arbitrale può adottare la modifica o l'adeguamento previa consultazione delle parti.
VIII.   Sostituzione
20.
Se una parte ritiene che un arbitro non si conformi alle prescrizioni del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori e debba pertanto essere sostituito, essa ne dà notifica all'altra parte entro 15 giorni dalla data in cui ha ottenuto prove sufficienti della presunta inosservanza di tali prescrizioni da parte dell'arbitro.
21.
Le parti si consultano entro 15 giorni dalla notifica di cui all'articolo 20. Esse informano l'arbitro della presunta inosservanza e possono chiedergli di adottare misure per porvi rimedio. Possono inoltre, di comune accordo, rimuovere l'arbitro e designarne uno nuovo conformemente all'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) dell'accordo.
22.
Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire un arbitro diverso dal presidente del collegio arbitrale, ciascuna parte può chiedere che la questione venga sottoposta al presidente del collegio arbitrale, la cui decisione è definitiva.
Se il presidente del collegio arbitrale constata che l'arbitro non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori, l'arbitro è rimosso ed è scelto un nuovo arbitro conformemente all'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) dell'accordo.
23.
Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire il presidente, ciascuna parte può chiedere che la questione venga sottoposta a una delle altre persone che figurano nel pertinente sottoelenco di presidenti stilato a norma dell'articolo 125 (Elenco degli arbitri) dell'accordo. Il nominativo di tale persona è estratto a sorte dal copresidente del comitato degli alti funzionari della parte richiedente o dal delegato del copresidente. La decisione della persona designata circa la necessità di sostituire il presidente è definitiva. Se tale persona constata che il presidente non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori, il presidente è rimosso ed è scelto un nuovo presidente conformemente all'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) dell'accordo.
IX.   Udienze
24.
Sulla base del calendario stabilito a norma dell'articolo 10, previa consultazione delle parti e degli altri arbitri, il presidente del collegio arbitrale comunica alle parti la data, l'ora e il luogo dell'udienza. Tali informazioni sono rese pubbliche dalla parte in cui ha luogo l'udienza.
25.
Salvo diverso accordo tra le parti, l'udienza ha luogo a Bruxelles se la parte attrice è la Repubblica del Kenya e a Nairobi se la parte attrice è l'Unione europea. La parte convenuta provvede all'organizzazione logistica dell'udienza e ne sostiene le relative spese.
26.
Nonostante quanto previsto all'articolo 25, il collegio arbitrale, su richiesta di una parte, può decidere di tenere un'udienza virtuale o ibrida e prendere gli opportuni provvedimenti al riguardo, tenendo conto del diritto al giusto processo e della necessità di garantire la trasparenza conformemente agli articoli da 40 a 43.
27.
Il collegio arbitrale può organizzare altre udienze con l'accordo delle parti.
28.
Tutti gli arbitri sono presenti per l'intera durata dell'udienza.
29.
Salvo diverso accordo tra le parti, indipendentemente dal carattere pubblico dell'udienza, possono assistere all'udienza:
a)
rappresentanti e consulenti di una parte; e
b)
assistenti, interpreti e altre persone la cui presenza è richiesta dal collegio.
30.
Al più tardi cinque giorni prima della data dell'udienza, ciascuna parte trasmette al collegio arbitrale e all'altra parte l'elenco dei nominativi delle persone che interverranno oralmente per conto di tale parte nel corso dell'udienza e degli altri rappresentanti o consulenti che assisteranno all'udienza.
31.
Il collegio arbitrale garantisce che le parti siano trattate su un piano di parità e che sia loro accordato il tempo sufficiente per presentare le loro argomentazioni.
32.
Il collegio arbitrale può rivolgere domande alle parti in qualsiasi momento dell'udienza.
33.
Il collegio arbitrale predispone la registrazione dell'udienza, da trasmettere quanto prima alle parti dopo l'udienza.
34.
Entro 10 giorni dalla data dell'udienza, ciascuna parte può presentare una comunicazione scritta supplementare su qualsiasi questione sollevata durante l'udienza.
X.   Domande scritte
35.
Il collegio arbitrale può rivolgere domande scritte a una o a entrambe le parti in qualsiasi momento della procedura di arbitrato. Le domande rivolte a una parte sono inviate in copia all'altra parte.
36.
Ciascuna parte fornisce all'altra parte una copia della propria risposta alle domande formulate dal collegio arbitrale. L'altra parte ha la possibilità di presentare osservazioni scritte in merito a tali risposte entro cinque giorni dalla data in cui ne ha ricevuto copia.
XI.   Sospensione e cessazione
37.
Su richiesta della parte attrice, il collegio arbitrale può sospendere i lavori in qualsiasi momento per un periodo non superiore a 12 mesi consecutivi. Su richiesta di entrambe le parti, il collegio arbitrale sospende i lavori in qualsiasi momento per un periodo concordato tra le parti non superiore a 12 mesi consecutivi.
38.
Il collegio arbitrale riprende i lavori prima della fine del periodo di sospensione su richiesta di entrambe le parti. Il collegio arbitrale riprende i lavori alla fine del periodo di sospensione su richiesta della parte attrice. Il collegio arbitrale può riprendere i lavori alla fine del periodo di sospensione su richiesta della parte convenuta se la sospensione è stata richiesta da entrambe le parti. La parte richiedente notifica la richiesta all'altra parte. Se il collegio arbitrale non riprende i lavori alla fine del periodo di sospensione conformemente al presente articolo, l'autorità del collegio arbitrale decade e si pone fine alla procedura di risoluzione delle controversie.
39.
In caso di sospensione dei lavori del collegio arbitrale, i termini pertinenti stabiliti al titolo II (Risoluzione delle controversie) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie), dell'accordo sono prorogati per un periodo di tempo corrispondente alla durata della sospensione dei lavori del collegio arbitrale.
XII.   Riservatezza
40.
Le parti e il collegio arbitrale trattano come riservate tutte le informazioni considerate tali a norma dell'articolo 41. La parte che trasmette al collegio arbitrale una comunicazione scritta contenente informazioni riservate trasmette anche una comunicazione priva di tali informazioni riservate, che è resa pubblica.
41.
Costituiscono informazioni riservate:
a)
le informazioni commerciali riservate;
b)
le informazioni protette dalla pubblicazione a norma del presente accordo;
c)
le informazioni protette dalla pubblicazione in base alla legislazione della parte attrice, se si tratta di informazioni della parte attrice, e alla legislazione della parte convenuta, se si tratta di informazioni della parte convenuta; oppure
d)
informazioni la cui divulgazione impedirebbe l'applicazione della legge.
42.
In caso di disaccordo tra le parti sul carattere riservato delle informazioni, la decisione spetta al collegio arbitrale, su richiesta di una parte, previa consultazione delle parti.
43.
Il collegio arbitrale si riunisce a porte chiuse quando le comunicazioni e le argomentazioni di una parte contengono informazioni riservate. Le parti rispettano la riservatezza delle udienze che si svolgono a porte chiuse.
XIII.   Trasparenza
44.
Ciascuna parte rende tempestivamente pubbliche:
a)
le richieste di consultazioni a norma dell'articolo 110 (Consultazioni) dell'accordo;
b)
una richiesta del collegio arbitrale a norma dell'articolo 112 (Avvio della procedura di arbitrato) dell'accordo;
c)
la data di costituzione di un collegio arbitrale conformemente all'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale), paragrafo 5, dell'accordo, il termine per le comunicazioni
amicus curiae
stabilito dal collegio a norma dell'articolo 51, lettera a), e la lingua di lavoro della procedura di arbitrato scelta conformemente all'articolo 55 o 56;
d)
le sue comunicazioni e dichiarazioni nel corso della procedura di arbitrato;
e)
una soluzione concordata a norma dell'articolo 119 (Soluzione concordata) dell'accordo; e
f)
le relazioni finali e le decisioni del collegio arbitrale.
45.
Le udienze del collegio arbitrale sono aperte al pubblico.
46.
Le persone fisiche di una parte o le persone giuridiche stabilite in una parte possono presentare al collegio arbitrale comunicazioni
amicus curiae
conformemente all'articolo 51.
47.
Gli articoli 44 e 45 sono soggetti alla tutela delle informazioni riservate come stabilito agli articoli da 40 a 43.
XIV.   Contatti unilaterali
48.
Il collegio arbitrale non si riunisce né comunica con una parte in assenza dell'altra.
49.
Nessun arbitro può discutere un aspetto della questione oggetto della procedura di arbitrato con una delle parti o con entrambe in assenza degli altri arbitri.
50.
Le parti non possono avere alcun contatto con gli arbitri. I contatti tra una parte e una persona proposta per la nomina ad arbitro si limitano alle questioni relative alla disponibilità di tale persona e al contratto di nomina.
XV.   Comunicazioni
amicus curiae
51.
Salvo diverso accordo tra le parti, entro cinque giorni dalla data della sua costituzione il collegio arbitrale può ricevere comunicazioni scritte non richieste da persone fisiche di una parte o da persone giuridiche stabilite nel territorio di una parte indipendenti dai governi delle parti («comunicazioni
amicus curiae
»), purché tali comunicazioni:
a)
pervengano al collegio arbitrale entro una data fissata dal collegio stesso, che non può essere successiva alla data fissata per la prima comunicazione scritta della parte convenuta;
b)
siano concise e in nessun caso più lunghe di 15 pagine battute con interlinea doppia, compresi eventuali allegati;
c)
riguardino direttamente una questione di diritto o di fatto esaminata dal collegio arbitrale;
d)
contengano una descrizione della persona che le presenta, che ne specifichi anche, se del caso, cittadinanza o luogo di stabilimento, natura delle attività, status giuridico, obiettivi generali, fonti di finanziamento ed eventuali entità controllanti;
e)
precisino la natura dell'interesse della persona nel quadro della procedura di arbitrato; e
f)
siano redatte nella lingua di lavoro scelta conformemente all'articolo 55 o 56.
52.
Le comunicazioni
amicus curiae
sono trasmesse alle parti perché possano formulare osservazioni. Le parti possono presentare osservazioni entro 10 giorni dalla data di ricevimento.
53.
Il collegio arbitrale elenca nella propria relazione tutte le comunicazioni
amicus curiae
ricevute a norma dell'articolo 51. Il collegio non è tenuto a esaminare, nella propria relazione, le argomentazioni contenute in dette comunicazioni. Se esamina tali argomentazioni, il collegio arbitrale deve tenere conto anche delle eventuali osservazioni formulate dalle parti a norma dell'articolo 52.
XVI.   Casi urgenti
54.
Nei casi urgenti di cui alla parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo, il collegio arbitrale, previa consultazione delle parti, adegua ove opportuno i termini fissati nel presente regolamento interno. Il collegio arbitrale comunica tali adeguamenti alle parti.
XVII.   Lingua di lavoro e traduzioni
55.
Durante le consultazioni di cui all'articolo 110 (Consultazioni) dell'accordo, ed entro la data della riunione organizzativa di cui all'articolo 10, le parti si adoperano per concordare una lingua di lavoro comune per la procedura di arbitrato.
56.
Se le parti non pervengono a un accordo su una lingua di lavoro comune, la lingua di lavoro della procedura di arbitrato è la lingua in cui è stato negoziato l'accordo.
57.
Le relazioni e le decisioni del collegio arbitrale sono redatte nella lingua di lavoro.
58.
La parte che presenti un documento in una lingua diversa dalla lingua di lavoro ne trasmette contemporaneamente una traduzione nella lingua di lavoro a proprie spese.
XVIII.   Termini
59.
Salvo diversamente indicato, tutti i termini previsti dal presente regolamento interno sono calcolati in giorni di calendario a decorrere dal giorno successivo all'atto cui si riferiscono.
60.
I termini stabiliti nel presente regolamento interno atto possono essere modificati previo accordo tra le parti.
61.
Il collegio può proporre in ogni momento alle parti di modificare qualsiasi termine di cui al regolamento interno, precisando le motivazioni di tale proposta.
XIX.   Costi
62.
Ciascuna parte sostiene le proprie spese derivanti dalla partecipazione alla procedura di arbitrato.
63.
Salvo altrimenti disposto, le parti sono responsabili in solido delle spese organizzative, compresi il compenso e le spese degli arbitri, e le ripartiscono equamente tra di loro.
XX.   Altre procedure
64.
I termini stabiliti nel presente regolamento interno sono adeguati conformemente ai termini speciali previsti per la presentazione di una relazione o di una decisione da parte del collegio arbitrale a norma degli articoli 115 (Lodo del collegio arbitrale), 116 (Riesame delle misure prese per dare esecuzione al lodo del collegio arbitrale), 117 (Misure correttive temporanee in caso di mancata esecuzione) e 118 (Riesame delle misure prese per dare esecuzione al lodo successivamente all'adozione delle misure opportune) del titolo II (Risoluzione delle controversie) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo.
XXI.   Modifica del regolamento interno e del codice di condotta per gli arbitri e i mediatori
65.
Il Consiglio APE può modificare il presente regolamento interno e il codice di condotta di per gli arbitri e i mediatori.
ALLEGATO 2
Codice di condotta per gli arbitri e i mediatori
I.   Definizioni
1.
Ai fini del presente codice di condotta si applicano le definizioni seguenti:
a)
«candidato»: una persona proposta per la nomina ad arbitro a norma dell'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) o dell'articolo 125 (Elenco degli arbitri) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell'accordo;
b)
«mediatore»: una persona che è stata scelta come mediatore conformemente all'articolo 111 (Mediazione) della parte VII (Prevenzione e risoluzione delle controversie), dell'accordo; e
c)
«arbitro»: un membro di un collegio arbitrale.
II.   Principi fondamentali
2.
Al fine di garantire l'integrità e l'imparzialità del meccanismo di risoluzione delle controversie, i candidati e gli arbitri:
a)
prendono conoscenza del presente codice di condotta;
b)
sono indipendenti e imparziali;
c)
evitano i conflitti di interessi diretti e indiretti;
d)
evitano qualsiasi irregolarità o parzialità e parvenza di irregolarità o parzialità;
e)
osservano norme di condotta rigorose;
f)
non ricevono istruzioni da alcuna organizzazione o alcun governo in merito alla risoluzione delle controversie a norma del presente accordo; e
g)
non sono influenzati da interessi personali, da pressioni esterne, da considerazioni di ordine politico, dall'opinione pubblica, dalla lealtà verso una parte o dal timore di critiche.
3.
Gli arbitri non possono, né direttamente né indirettamente, contrarre obblighi o accettare vantaggi che possano in qualunque modo ostacolare o apparire d'ostacolo al corretto adempimento delle loro funzioni.
4.
Gli arbitri non possono usare la loro posizione in seno al collegio arbitrale per interessi personali o privati. Gli arbitri si astengono da qualsiasi atto che possa dare l'impressione che altre persone si trovino in posizione tale da poterli influenzare.
5.
Gli arbitri non consentono che la propria condotta o il proprio giudizio siano influenzati da relazioni o responsabilità, presenti o passate, di ordine finanziario, commerciale, professionale, familiare o sociale.
6.
Gli arbitri evitano di allacciare relazioni o di acquisire interessi finanziari tali da influire sulla loro imparzialità o da dare ragionevolmente adito a una parvenza di irregolarità o di parzialità.
III.   Obblighi di dichiarazione
7.
Prima di accettare la nomina ad arbitro a norma dell'articolo 113 (Costituzione del collegio arbitrale) dell'accordo, i candidati cui venga richiesto di esercitare tale funzione ricevono una copia del presente codice di condotta e dichiarano l'esistenza di interessi, relazioni o fatti, presenti o passati, tali da influire sulla loro indipendenza o imparzialità o da dare ragionevolmente adito a una parvenza di irregolarità o di parzialità. A tal fine, i candidati compiono ogni ragionevole sforzo per venire a conoscenza dell'esistenza di tali interessi, relazioni o fatti.
8.
L'obbligo di dichiarazione è permanente e impone agli arbitri di compiere in ogni momento ogni ragionevole sforzo per venire a conoscenza degli interessi, delle relazioni o dei fatti di cui al paragrafo 7, in qualsiasi fase del procedimento essi intervengano, e di dichiararli non appena ne vengano a conoscenza.
9.
I candidati e gli arbitri comunicano alle parti qualsiasi questione attinente a violazioni effettive o potenziali del presente codice di condotta affinché la esaminino.
IV.   Doveri degli arbitri
10.
In seguito all'accettazione della nomina, gli arbitri si rendono disponibili a esercitare ed esercitano interamente, sollecitamente e con equità e diligenza le proprie funzioni nel corso di tutto il procedimento.
11.
Gli arbitri esaminano soltanto le questioni sollevate nell'ambito del procedimento e necessarie per pervenire a una decisione o elaborare una relazione. Essi non possono delegare ad altri tale funzione.
12.
Gli assistenti rispettano,
mutatis mutandis
, gli obblighi stabiliti per gli arbitri nelle parti II (Principi fondamentali), III (Obblighi di dichiarazione) e VII (Riservatezza). Gli arbitri prendono tutti i provvedimenti opportuni per garantire che i propri assistenti siano a conoscenza di tali obblighi e li rispettino.
V.   Doveri dei potenziali candidati
13.
Le persone incluse nell'elenco istituito a norma dell'articolo 125 (Elenco degli arbitri) dell'accordo osservano norme di condotta rigorose ed evitano qualsiasi irregolarità o parvenza di irregolarità. Le persone incluse o prese in considerazione ai fini dell'inclusione in tale elenco comunicano senza indugio alle parti qualsiasi questione che meriti di essere esaminata al riguardo.
VI.   Obblighi degli ex arbitri
14.
Gli ex arbitri evitano qualsiasi atto che possa dare l'impressione che essi siano stati parziali nell'esercizio delle loro funzioni o abbiano tratto vantaggio da qualsiasi decisione o relazione del collegio arbitrale.
15.
Gli ex arbitri ottemperano agli obblighi previsti dalla parte VII (Riservatezza) del presente codice di condotta.
VII.   Riservatezza
16.
Gli arbitri si astengono in ogni momento dal divulgare o dall'utilizzare informazioni non pubbliche relative a procedimenti o acquisite nel corso di procedimenti per cui sono stati nominati, eccetto ai fini dei procedimenti stessi. In particolare, non divulgano né utilizzano tali informazioni a proprio vantaggio o a vantaggio di altri o per nuocere agli interessi di altri.
17.
Gli arbitri si astengono dal divulgare, in tutto o in parte, una decisione o una relazione del collegio arbitrale prima della sua pubblicazione conformemente all'articolo XIII (Trasparenza) del regolamento interno per la risoluzione delle controversie.
18.
Gli arbitri si astengono in ogni momento dal divulgare le deliberazioni di un collegio arbitrale o il parere di un arbitro e dal rilasciare dichiarazioni in merito al procedimento per cui sono stati nominati o alle questioni oggetto di controversia nel procedimento.
VIII.   Spese
19.
Gli arbitri registrano il tempo dedicato al procedimento e le spese sostenute, così come il tempo e le spese sostenute da un assistente, se del caso, e presenta un resoconto finale al riguardo.
IX.   Mediatori
20.
Il presente codice di condotta si applica ai mediatori,
mutatis mutandis
.
PROGETTO
DECISIONE N. …/2025 DEL COMITATO DEGLI ALTI FUNZIONARI ISTITUITO DALL'ACCORDO DI PARTENARIATO ECONOMICO (APE) TRA L'UNIONE EUROPEA, DA UNA PARTE, E LA REPUBBLICA DEL KENYA, MEMBRO DELLA COMUNITÀ DELL'AFRICA ORIENTALE, DALL'ALTRA
del …
per quanto riguarda il suo regolamento interno
IL COMITATO DEGLI ALTI FUNZIONARI,
visto l'accordo di partenariato economico (APE) tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra
(
1
)
(«accordo»), firmato a Nairobi il 18 dicembre 2023, in particolare gli articoli 106 e 107,
considerando quanto segue:
(1)
A norma dell'articolo 106, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato degli alti funzionari è istituito a decorrere dalla data di entrata in vigore dell'accordo.
(2)
A norma dell'articolo 107, paragrafo 3, dell'accordo, il comitato degli alti funzionari è chiamato ad adottare il proprio regolamento interno,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Il regolamento interno del comitato degli alti funzionari è stabilito come figura nell'allegato della presente decisione.
Articolo 2
La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.
Fatto a …, …
Per il Comitato degli alti funzionari
I copresidenti
(
1
)
GU UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj
.
ALLEGATO
Regolamento interno del comitato degli alti funzionari istituito dall'articolo 106 dell'accordo di partenariato economico tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra
Articolo 1
Ruolo del comitato degli alti funzionari
Il comitato degli alti funzionari istituito a norma dell'articolo 106 dell'accordo di partenariato economico tra l'Unione europea, da una parte, e la Repubblica del Kenya, membro della Comunità dell'Africa orientale, dall'altra («accordo»), è responsabile di tutte le questioni di cui all'articolo 106, paragrafo 5, dell'accordo.
Articolo 2
Composizione e presidenza
1.   Il comitato degli alti funzionari è composto e copresieduto da rappresentanti dell'Unione europea e della Repubblica del Kenya, conformemente all'articolo 106 dell'accordo, o da loro delegati.
2.   Ciascuna parte notifica all'altra il nome, la funzione e i recapiti dell'alto funzionario o del segretario principale incaricato di copresiedere il comitato degli alti funzionari per conto di detta parte («copresidente»). Si considera che tale alto funzionario o segretario principale abbia l'autorizzazione di rappresentare la parte fino alla data in cui essa notifica la nomina di un nuovo copresidente all'altra parte.
Articolo 3
Segretariato
1.   I funzionari del servizio responsabile del commercio per ciascuna delle parti esercitano congiuntamente le funzioni di segretariato del comitato degli alti funzionari («segretariato»).
2.   Ciascuna parte notifica all'altra il nome, la funzione e i recapiti del funzionario che è membro del segretariato del comitato degli alti funzionari («segretario») per conto di detta parte. Si considera che tale funzionario continui a fungere da segretario per detta parte fino alla data in cui quest'ultima notifica la nomina di un nuovo segretario all'altra parte.
Articolo 4
Riunioni
1.   A norma dell'articolo 106, paragrafo 3, dell'accordo, fatte salve eventuali indicazioni fornite dal Consiglio APE, il comitato degli alti funzionari si riunisce almeno una volta all'anno e può tenere riunioni straordinarie ogniqualvolta le circostanze lo richiedano, in qualsiasi momento concordato dalle parti. Il comitato degli alti funzionari si riunisce inoltre prima di ogni riunione del Consiglio APE.
2.   Le riunioni si svolgono a una data e un'ora concordate, alternativamente a Bruxelles e a Nairobi, salvo diversa decisione dei copresidenti.
3.   Le riunioni sono convocate dal copresidente della parte ospitante.
4.   Una riunione può tenersi in presenza, mediante videoconferenza o con qualsiasi altro mezzo concordato dalle parti.
Articolo 5
Delegazioni
Il segretario di una delle parti informa, con ragionevole anticipo rispetto a una riunione, il segretario dell'altra parte in merito alla prevista composizione rispettivamente della delegazione dell'Unione europea e della delegazione della Repubblica del Kenya. Il nome e la funzione di ciascun membro della delegazione sono specificati negli elenchi.
Articolo 6
Ordine del giorno delle riunioni
1.   Almeno 21 giorni prima di una riunione, il segretario della parte ospitante trasmette all'altra parte una proposta di ordine del giorno provvisorio, specificando un termine entro il quale presentare osservazioni. Almeno 14 giorni prima della riunione, il segretariato redige l'ordine del giorno provvisorio tenendo conto delle osservazioni presentate.
2.   Il comitato degli alti funzionari adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. I punti non figuranti nell'ordine del giorno provvisorio possono essere iscritti all'ordine del giorno di comune accordo.
Articolo 7
Invito di esperti
I copresidenti possono, di comune accordo, invitare esperti (cioè funzionari non governativi), a partecipare alle riunioni del comitato degli alti funzionari per fornire informazioni su argomenti specifici e limitatamente alle parti della riunione in cui vengono discussi tali argomenti specifici.
Articolo 8
Verbali
1.   Entro 15 giorni dalla fine di ciascuna riunione il segretario della parte ospitante redige un progetto di verbale, salvo diversa decisione dei copresidenti. Il progetto di verbale è trasmesso al segretario dell'altra parte affinché presenti osservazioni.
2.   Quando il presente regolamento si applica alle riunioni dei comitati specializzati o del comitato speciale per le dogane e l'agevolazione degli scambi, i verbali di tali riunioni sono resi disponibili, a seconda dei casi, per le successive riunioni del comitato degli alti funzionari o del Consiglio APE.
3.   Il verbale riassume di norma ogni punto all'ordine del giorno indicando, se del caso:
a)
tutta la documentazione presentata al comitato degli alti funzionari;
b)
qualsiasi dichiarazione che uno dei copresidenti abbia chiesto di inserire nel verbale; e
c)
le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su specifici punti.
4.   Il verbale comprende un elenco di tutte le decisioni del comitato degli alti funzionari adottate con procedura scritta a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, dopo l'ultima riunione del comitato degli alti funzionari.
5.   Nell'allegato del verbale figura anche un elenco con i nomi, i titoli e le funzioni di tutte le persone che hanno partecipato alla riunione del comitato degli alti funzionari.
6.   Il segretariato adegua il progetto di verbale della riunione in base alle osservazioni ricevute e il progetto di verbale così riveduto è approvato dalle parti entro 30 giorni dalla data della riunione o entro qualsiasi altra data concordata dai copresidenti. Dopo l'approvazione il segretariato prepara due originali del verbale e ne trasmette uno a ciascuna delle parti.
Articolo 9
Decisioni e raccomandazioni
1.   Il comitato degli alti funzionari può adottare decisioni e raccomandazioni riguardo a tutte le questioni previste dall'accordo. Le decisioni e raccomandazioni del comitato degli alti funzionari sono adottate mediante reciproco consenso, come previsto all'articolo 107 dell'accordo.
2.   Tra una riunione e l'altra, il comitato degli alti funzionari può adottare decisioni o raccomandazioni con procedura scritta.
3.   Il testo di un progetto di decisione o di raccomandazione è presentato per iscritto da un copresidente all'altro copresidente nella lingua di lavoro del comitato degli alti funzionari. L'altra parte dispone di un mese, o di un periodo più lungo specificato dalla parte proponente, per esprimere il proprio accordo sul progetto di decisione o di raccomandazione. Se l'altra parte non esprime il proprio accordo, la decisione o la raccomandazione proposta viene discussa e può essere adottata nella successiva riunione del comitato degli alti funzionari. I progetti di decisione o di raccomandazione sono considerati adottati dopo che l'altra parte ha espresso il proprio accordo e sono iscritti nel verbale della riunione del comitato degli alti funzionari a norma dell'articolo 8, paragrafo 3.
4.   Nelle situazioni in cui l'accordo conferisce al comitato degli alti funzionari la facoltà di adottare decisioni o raccomandazioni, tali atti sono denominati rispettivamente «decisione» o «raccomandazione». Il segretariato assegna a ciascuna decisione o raccomandazione un numero di serie progressivo, ne specifica la data di adozione e aggiunge una descrizione dell'oggetto. In ciascuna decisione o raccomandazione è indicata la data della sua entrata in vigore.
5.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato degli alti funzionari sono redatte in duplice copia e autenticate dai copresidenti e una copia è trasmessa a ciascuna delle parti.
Articolo 10
Trasparenza
1.   Le parti possono concordare di riunirsi in seduta pubblica.
2.   Ciascuna parte può decidere di far pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato degli alti funzionari nella rispettiva Gazzetta ufficiale oppure online.
3.   Tutti i documenti presentati da una parte dovrebbero essere considerati riservati, salvo diversa decisione di tale parte.
4.   Gli ordini del giorno provvisori sono resi pubblici prima dello svolgimento della riunione del comitato degli alti funzionari. I verbali delle riunioni sono resi pubblici dopo essere stati approvati conformemente all'articolo 8.
5.   La pubblicazione dei documenti di cui ai paragrafi da 2 a 4 avviene in ottemperanza alle norme di ciascuna parte applicabili in materia di protezione dei dati.
Articolo 11
Lingue
1.   La lingua di lavoro del comitato degli alti funzionari è l'inglese.
2.   Le decisioni del comitato degli alti funzionari sono adottate nella lingua di lavoro di cui al paragrafo 1.
3.   Ciascuna parte è responsabile della traduzione, se del caso, delle decisioni e degli altri documenti nella propria lingua ufficiale o nelle proprie lingue ufficiali e sostiene le spese che tale traduzione comporta.
Articolo 12
Spese
1.   Ciascuna parte sostiene le spese incorse per la partecipazione alle riunioni del comitato degli alti funzionari, in particolare le spese per il personale, le spese di viaggio e di soggiorno nonché le spese postali e per le telecomunicazioni, le videoconferenze o le teleconferenze.
2.   Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
3.   Le spese relative alla prestazione, durante le riunioni, di servizi di interpretariato nella e dalla lingua di lavoro del comitato degli alti funzionari sono a carico della parte ospitante.
Articolo 13
Comitati specializzati e altri organismi istituiti in applicazione dell'accordo
1.   Nello svolgimento delle proprie funzioni, a norma dell'articolo 107 dell'accordo, il comitato degli alti funzionari può istituire, sotto la propria autorità, comitati specializzati per affrontare questioni specifiche pertinenti all'accordo. A tal fine il comitato degli alti funzionari determina la composizione e i compiti di tali comitati specializzati.
2.   A norma dell'articolo 107 dell'accordo, il comitato degli alti funzionari impartisce istruzioni e sovrintende a tutti i comitati specializzati e agli altri organismi istituiti in applicazione dell'accordo.
3.   Il comitato degli alti funzionari è informato per iscritto dei punti di contatto nominati dai comitati specializzati o da altri organismi istituiti in applicazione dell'accordo. Tutta la corrispondenza, tutti i documenti e tutte le comunicazioni pertinenti tra i punti di contatto di ciascun comitato specializzato riguardanti l'attuazione dell'accordo sono trasmessi simultaneamente al segretariato del comitato degli alti funzionari.
4.   Salvo diversa decisione adottata dal comitato degli alti funzionari, il presente regolamento interno si applica
mutatis mutandis
ai comitati specializzati e agli altri organismi istituiti in applicazione dell'accordo.
Articolo 14
Modifiche del regolamento interno
Il presente regolamento interno può essere modificato per iscritto mediante decisione del comitato degli alti funzionari in conformità all'articolo 9.
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2025/894/oj
ISSN 1977-0707 (electronic edition)
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