Decisione UE In vigore Non_Fiscale

Decisione UE 1697/2024

Decisione di esecuzione (UE) 2024/1697 della Commissione, del 12 giugno 2024, relativa all'istituzione della commissione di audit dello strumento per l'Ucraina

Pubblicato: 12/06/2024 In vigore dal: 12/06/2024 Documento ufficiale

Riferimento normativo

Decisione di esecuzione (UE) 2024/1697 della Commissione, del 12 giugno 2024, relativa all'istituzione della commissione di audit dello strumento per l'Ucraina EN: Commission Implementing Decision (EU) 2024/1697 of 12 June 2024 on the establishment of the Ukraine Facility Audit Board

Testo normativo

Gazzetta ufficiale
dell'Unione europea
IT
Serie L
2024/1697
17.6.2024
DECISIONE DI ESECUZIONE (UE) 2024/1697 DELLA COMMISSIONE
del 12 giugno 2024
relativa all'istituzione della commissione di audit dello strumento per l'Ucraina
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2024/792 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 febbraio 2024 che istituisce lo strumento per l'Ucraina
(
1
)
, in particolare l'articolo 36,
considerando quanto segue:
(1)
Nell'ambito dello strumento per l'Ucraina dovrebbe essere istituita una commissione di audit per aumentare l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo dei finanziamenti dell'Unione predisposti dall'Ucraina e, in particolare, per evitare le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi e le irregolarità, conformemente all'articolo 36 del regolamento (UE) 2024/792.
(2)
La commissione di audit deve essere istituita con urgenza per consentire all'Ucraina di presentare la sua prima richiesta di pagamento, come previsto all'articolo 36, del regolamento (UE) 2024/792,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Istituzione
È istituita la commissione di audit dello strumento per l'Ucraina, per il periodo che inizia il giorno dell'adozione della presente decisione fino al 30 giugno 2028.
Articolo 2
Funzione
La commissione di audit assiste la Commissione nel valutare l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo predisposti dall'Ucraina per i fondi erogati nell'ambito dello strumento e nel combattere la cattiva gestione dei finanziamenti dell'Unione nell'ambito dello strumento e, in particolare, le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi e le irregolarità.
Articolo 3
Composizione e funzionamento della commissione di audit
1.   La commissione di audit consta di tre membri e ha sede a Bruxelles.
2.   La Commissione fornisce ai membri della commissione di audit un adeguato supporto logistico, in particolare uffici e supporto informatico.
3.   La commissione di audit è assistita da un segretariato, con sede a Kiev, diretto da un capo segretariato. Il segretariato riceve istruzioni e orientamenti dal presidente della commissione di audit, nominato conformemente all'articolo 6 della presente decisione.
4.   Ai membri della commissione di audit e al suo personale, compreso il personale del segretariato, si applica l'articolo 2 della decisione 1999/396/CE, CECA, Euratom della Commissione
(
2
)
riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari della Comunità.
Articolo 4
Nomina, cessazione delle funzioni e revoca dei membri della commissione di audit
1.   I membri della commissione di audit sono nominati dalla Commissione a seguito di un invito a manifestare interesse. Il mandato dei membri della commissione di audit inizia alla data fissata a tal fine nella decisione relativa alla loro nomina.
2.   I membri della commissione di audit sono cittadini dell'Unione, con una comprovata esperienza nei settori dell'audit, del monitoraggio e del controllo e/o della lotta contro le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi e le irregolarità, possibilmente acquisita in una posizione di alto livello presso le istituzioni dell'UE o le autorità pubbliche degli Stati membri.
3.   I membri della commissione di audit sono nominati come consiglieri speciali della Commissione, ai sensi dell'articolo 5 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea
(
3
)
, per un periodo di due anni. I loro contratti sono rinnovabili e garantiscono la loro piena indipendenza da qualsiasi influenza esterna nell'esercizio delle loro funzioni. I membri della commissione di audit hanno superato un'indagine di sicurezza o, se non sono già stati abilitati, sono disposti a sottoporsi a un'indagine di sicurezza svolta dallo Stato membro di cui hanno la cittadinanza.
4.   La procedura di selezione è condotta dal direttore generale della DG NEAR, assistito da un panel i cui membri sono scelti dal direttore generale tra le direzioni generali più interessate della Commissione. Il panel presenta al direttore generale un elenco di candidati sulla base dei risultati dell'invito a manifestare interesse e dei successivi colloqui. Il direttore generale seleziona i membri della commissione di audit e tre membri supplenti come sostituti nel caso in cui un membro della commissione di audit sia impossibilitato o non sia più disposto a svolgere i propri compiti.
5.   Se un membro della commissione di audit non soddisfa più le condizioni richieste per l'esercizio delle sue funzioni, stabilite nella presente decisione e nei suoi contratti, la Commissione può revocarne il mandato.
6.   Se un membro della commissione di audit è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni per un periodo di tempo limitato, per motivi medici o di altro tipo, la Commissione, in consultazione con il membro della commissione di audit interessato, può nominare temporaneamente un supplente per il periodo in cui l'interessato non è in grado di svolgere i suoi compiti, fino a quando non sia in grado di riprendere il proprio incarico.
7.   Il periodo di tempo limitato di cui al paragrafo 6 non supera i sei mesi.
Articolo 5
Nomina del presidente e del vicepresidente
1.   Il direttore generale della DG NEAR designa uno dei membri quale presidente della commissione di audit e un altro come vicepresidente. In caso di impedimento del presidente, le sue funzioni sono esercitate dal vicepresidente.
2.   Se il posto di presidente è vacante, le sue funzioni sono esercitate dal vicepresidente fino alla designazione di un nuovo presidente da parte del direttore generale della DG NEAR.
Articolo 6
Responsabilità del presidente
1.   Il presidente rappresenta la commissione di audit. Ne presiede le riunioni e ne organizza i lavori.
2.   Il presidente può delegare a ciascuno dei membri della commissione di audit e al capo segretariato il potere di firmare documenti per conto della commissione di audit.
3.   Il presidente stabilisce il calendario e l'ordine del giorno delle riunioni della commissione di audit.
4.   Il presidente è responsabile dell'elaborazione, entro 6 mesi dall'entrata in funzione della commissione di audit, del regolamento interno di detta commissione.
Articolo 7
Indipendenza e obiettività
I membri della commissione di audit e il personale del segretariato esercitano le loro funzioni in piena obiettività e piena indipendenza e operano nel rispetto delle migliori prassi, norme e orientamenti internazionali applicabili, in particolare in materia di audit.
Articolo 8
Organizzazione delle riunioni
1.   Ogni anno si tengono a Bruxelles almeno sei riunioni della commissione di audit, che in casi giustificati possono svolgersi anche in altri luoghi, oppure online. La commissione di audit effettua inoltre, se le circostanze lo consentono, almeno sei visite all'anno a Kiev.
2.   Il presidente provvede affinché, per ogni riunione della commissione di audit, sia raggiunto il quorum richiesto di due membri della commissione.
3.   Il presidente provvede affinché le riunioni della commissione di audit servano a discutere i risultati del segretariato, a fornire orientamenti per i lavori del segretariato e a presentare relazioni alla Commissione.
4.   Il presidente può convocare, se necessario, riunioni supplementari, che possono svolgersi anche in formato ibrido. Le riunioni sono organizzate con sufficiente anticipo per consentire a tutti i membri e invitati di parteciparvi.
Articolo 9
Segretariato
1.   Il segretariato della commissione di audit è composto da un'équipe di specialisti in gestione e controllo, audit e altri settori di competenza pertinenti, nonché da assistenti di segreteria, assunti nel quadro di un contratto di servizi a seguito di una procedura di gara indetta dalla DG NEAR.
2.   I lavori del segretariato sono diretti da un capo segretariato, un funzionario della Commissione nominato dalla DG NEAR.
3.   Il segretariato assiste la commissione di audit nello svolgimento dei suoi compiti, in particolare raccogliendo e fornendo, tramite il capo segretariato, tutte le informazioni pertinenti.
Articolo 10
Osservatori
1.   La Commissione può invitare rappresentanti degli Stati membri e altri donatori a partecipare alle attività della commissione di audit. Altri donatori che contribuiscono allo strumento possono essere invitati dalla Commissione a nominare osservatori presso la commissione di audit.
2.   Gli osservatori invitati dalla Commissione possono partecipare alle riunioni della commissione di audit in tale veste e avere accesso alle informazioni. Il presidente della commissione di audit, per motivi debitamente giustificati, come riservatezza o protezione dei dati, e previa consultazione degli altri membri di detta commissione, può negare agli osservatori l'accesso alle informazioni.
3.   Il presidente della commissione di audit, previa consultazione degli altri membri di detta commissione, può invitare osservatori ad assistere alle deliberazioni della commissione di audit e chiedere loro di presentare i loro commenti orali e scritti.
4.   Gli osservatori non partecipano al processo di adozione di relazioni o raccomandazioni.
Articolo 11
Prevenzione e gestione dei conflitti di interessi
1.   Qualora un membro della commissione di audit o qualsiasi altra persona che partecipi alle riunioni di detta commissione, anche in qualità di osservatore, si trovi in una situazione di conflitto di interessi o in una situazione che potrebbe essere percepita come tale dal pubblico, ne informa immediatamente gli altri membri della commissione di audit e il segretariato, e si astiene dal partecipare alle deliberazioni corrispondenti e all'adozione delle corrispondenti relazioni e raccomandazioni della commissione di audit.
2.   Nella situazione di cui al paragrafo 1, il presidente della commissione di audit, una volta debitamente informato, adotta tutte le misure del caso.
3.   Il presidente della commissione di audit informa il direttore generale della DG NEAR di qualsiasi situazione descritta al paragrafo 1 non appena ne sia venuto a conoscenza.
Articolo 12
Compiti della commissione di audit
1.   La commissione di audit assiste la Commissione garantendo un monitoraggio continuo dei sistemi di gestione e di controllo dell'Ucraina per quanto riguarda l'utilizzo dei finanziamenti dell'Unione nell'ambito dello strumento, e segnalando eventuali problemi sistemici o potenziali carenze di tali sistemi. La commissione di audit valuta, tra l'altro, i sistemi di cui dispone l'Ucraina per evitare, porre rimedio, segnalare e trattare efficacemente, indagare e perseguire eventuali casi di frode, corruzione, conflitti di interessi e ogni altra irregolarità in relazione alle spese finanziate nell'ambito dello strumento.
2.   La commissione di audit ha il diritto di chiedere informazioni alle autorità competenti e di eseguire, in qualsiasi momento, anche attraverso il proprio segretariato, verifiche e controlli sul posto del sistema di gestione e di controllo dell'Ucraina, come pure delle procedure e delle spese per l'attuazione delle fasi della decisione di esecuzione del Consiglio relativa all'approvazione della valutazione del piano per l'Ucraina, che erano già state valutate dalla Commissione nel quadro delle richieste di pagamento trimestrali. Le risultanti relazioni contengono, se del caso, raccomandazioni all'Ucraina per migliorare il suo sistema di gestione e di controllo e sono comunicate alla Commissione. La commissione di audit svolge le proprie attività nel rispetto delle competenze della Commissione, dell'OLAF, della Corte dei conti europea e dell'EPPO.
3.   La commissione di audit presenta alla Commissione relazioni, compresa copia delle raccomandazioni di cui al paragrafo 2, con una frequenza di almeno una relazione ogni tre mesi, sulla base di un programma di lavoro presentato per informazione alla Commissione entro 3 mesi dalla data d'entrata in funzione della commissione di audit. Tali relazioni presentano il parere della commissione di audit sulle prestazioni e l'efficacia del sistema di gestione e di controllo ucraino. Le informazioni che la commissione di audit ha ottenuto o di cui è venuta a conoscenza in merito a casi individuati o a gravi timori di cattiva gestione delle spese finanziate nell'ambito dello strumento sono immediatamente condivise con la Commissione.
4.   La commissione di audit adotta raccomandazioni all'Ucraina in tutti i casi in cui, a suo parere, le autorità ucraine competenti non hanno preso i provvedimenti necessari per prevenire, individuare, rettificare, indagare e perseguire le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi e le irregolarità che hanno compromesso o che rischiano seriamente di compromettere la sana gestione finanziaria delle spese finanziate nell'ambito dello strumento e in tutti i casi in cui individua carenze che incidono sulla progettazione e sul funzionamento del sistema di controllo predisposto dalle autorità ucraine.
5.   Le relazioni e le informazioni della commissione di audit, se del caso e in tutti i casi in cui sono necessari provvedimenti per prevenire, individuare, rettificare, indagare e perseguire le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi, le irregolarità o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione, sono inviate senza indugio alla Commissione, all'Ufficio europeo per la lotta antifrode e alla Procura europea, in linea con le rispettive competenze. La commissione di audit può inoltre condividere le sue relazioni e informazioni, se del caso, con le autorità ucraine competenti, in particolare qualora tali autorità debbano prendere provvedimenti per prevenire, individuare, correggere, indagare e perseguire le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi, le irregolarità o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione.
6.   La commissione di audit chiede l'assistenza dell'Ucraina per ottenere informazioni e documenti, compresi dati elettronici, e può chiedere all'Ucraina di adottare tutte le misure necessarie per agevolare il lavoro delle persone incaricate di effettuare le verifiche e i controlli sul posto, fatte salve le disposizioni applicabili in materia di protezione e sicurezza dei dati dell'UE e dell'Ucraina.
7.   La commissione di audit assicura un dialogo e una cooperazione regolari con la Corte dei conti europea nonché con la Camera dei conti dell'Ucraina e con altre istituzioni, a seconda dei casi.
Articolo 13
Protezione dei dati e riservatezza
1.   Ciascun membro della commissione di audit e il personale che lavora per il segretariato di detta commissione garantiscono la rigorosa riservatezza delle informazioni ricevute attraverso o nel contesto del loro lavoro. Essi garantiscono in particolare la protezione delle informazioni personali, riservate e commercialmente sensibili.
2.   I dati personali sono trattati conformemente alle norme del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio
(
4
)
, che si applicano
mutatis mutandis
.
3.   La commissione di audit adotta procedure e politiche interne in materia di protezione dei dati in linea con il regolamento (UE) 2018/1725.
4.   La commissione di audit adotta orientamenti per la protezione delle informazioni riservate e commercialmente sensibili.
Articolo 14
Adozione di relazioni e raccomandazioni
1.   Il presidente e gli altri membri della commissione di audit si adoperano per raggiungere un consenso sul contenuto delle relazioni e delle raccomandazioni. In mancanza di consenso, il contenuto è deciso a maggioranza dei membri della commissione di audit. In caso di parità di voti, il voto del presidente è decisivo. Il presidente o qualsiasi membro della commissione di audit può chiedere che si proceda a una votazione.
2.   La commissione di audit invia alla Commissione le sue relazioni, comprese le raccomandazioni all'Ucraina. La Commissione comunica le raccomandazioni all'Ucraina.
3.   La commissione di audit monitora costantemente l'attuazione delle raccomandazioni.
Articolo 15
Entrata in vigore e applicazione
La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
.
Fatto a Bruxelles, il 12 giugno 2024
Per la Commissione
La presidente
Ursula VON DER LEYEN
(
1
)
GU L, 2024/792, 29.2.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/792/oj
.
(
2
)
Decisione 1999/396/CE, CECA, Euratom, della Commissione, del 2 giugno 1999, riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari della Comunità (
GU L 149 del 16.6.1999, pag. 57
, ELI:
http://data.europa.eu/eli/dec/1999/396/oj
).
(
3
)
Regolamento n. 31 (C.E.E), 11 (C.E.E.A.), relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell'Energia Atomica (
GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385/62
), modificato da ultimo il 3 gennaio 2024 (
GU C, C/2024/509, 3.1.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2024/509/oj
).
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20240101
(
4
)
Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (
GU L 295 del 21.11.2018, p. 39
, ELI:
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec_impl/2024/1697/oj
ISSN 1977-0707 (electronic edition)

Hai domande su questa normativa?

FiscoAI analizza Decisione UE 1697/2024 e risponde alle tue domande fiscali con citazioni precise.

Prova gratis Vai alla dashboard